Cara Mengelola Sub-Menu Time Off
  • 05 May 2021
  • 11 Minutes to read
  • Contributors
  • Dark
    Light
  • PDF

Cara Mengelola Sub-Menu Time Off

  • Dark
    Light
  • PDF

Time Off merupakan sub-menu yang digunakan untuk mengelola seluruh kebijakan cuti yang berlaku dalam perusahaan.

Pada bagian ini Anda akan mempelajari:

  1. Cara membuat kebijakan cuti baru;
  2. Cara mengelola pengaturan kebijakan cuti;
  3. Cara melakukan simulasi perhitungan cuti;
  4. Cara menetapkan kebijakan cuti kepada karyawan (assign);
  5. Cara memperbaharui saldo cuti karyawan (update);
  6. Cara menghentikan pemberlakukan kebijakan cuti (expired);
  7. Cara menghapus kebijakan cuti;
  8. Cara melihat rincian saldo cuti secara keseluruhan dan per karyawan.

Berikut ini penjelasan sekilas dari sub-menu Time Off:
Tampilan sub-menu Time Off

NoKolomDeskripsi
1.Create Time OffKlik untuk membuat pengaturan kebijakan cuti/ ijin yang baru.
2.View SettingsKlik untuk melihat detail pengaturan masing-masing jenis cuti/ ijin.
3.Time Off SimulationKlik untuk melakukan simulasi perhitungan balance cuti/ ijin.
4.Assign or UpdateKlik untuk membuat transaksi assign atau update balance cuti/ ijin dan akan tersimpan riwayat perubahannya.
5.ExportKlik untuk mengunduh template update balance cuti/ijin secara massal.
6.ImportKlik untuk melakukan mengunggah templateupdate balance cuti secara massal. Cara ini tidak menyimpan riwayat perubahan jumlah balance cuti/ ijin.
7.Showing & SearchKlik untuk memilih berapa banyak jenis cuti yang ingin ditampilkan atau dapat melakukan search untuk lebih spesifik.
8.NameMenampilkan seluruh cuti yang telah dibuat sesuai dengan kebijakan perusahaan.
9.CodeMenampilkan kode cuti/ijin. Klik untuk melihat detail pengaturan cuti/ijin tersebut.
10.Effective DateMerupakan tanggal awal berlakunya cuti/ijin.
11.Expired DateMerupakan tanggal kadaluarsa cuti/ijin. Jika kolom ini terisi, maka cuti/ijin yang berkaitan menjadi tidak berlaku.
12.View Balance DetailKlik untuk melihat dan mengunduh laporan balance cuti/ijin secara detail per karyawan.
13.View Balance by EmployeeKlik untuk melihat dan mengunduh balance cuti/ijin secara total per karyawan.
14.Delete Time OffKlik untuk menghapus pengaturan cuti/ijin yang telah dibuat. Tombol ini berfungsi hanya untuk jenis cuti/ijin yang belum pernah di- assign dan digunakan oleh karyawan.

Demikian sekilas tentang sub-menu Time Off.


Create Time Off


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara membuat kebijakan cuti yang baru.

Ikuti langkah berikut untuk membuat kebijakan cuti:

  1. Masuk ke menu Time Management, pilih Time Off;
  2. Klik “Create Time Off” untuk membuat kebijakan cuti baru;
  3. Maka Anda akan dibawa ke tab Time Off dari menu Setting.
  4. Isikan rincian kebijakan cuti Anda seperti berikut;
    NoKolomDeskripsi

    Policy NameNama kebijakan cuti, misalnya Cuti Tahunan, Unpaid Leave, Ijin, Sakit, dll.

    Policy CodeKode untuk kebijakan cuti yang dibuat.
    Notes
    Kode ini sebaiknya merupakan inisial dari nama cuti, misalnya CT untuk Cuti Tahunan. Kode cuti yang akan ditampilkan pada attendance di menu Employee dan menu Time Off hanya 5 karakter pertama.

    Policy DescriptionDeskripsi untuk kebijakan cuti yang dibuat.

    Effective as ofTanggal efektif ketika kebijakan cuti dapat mulai digunakan.

    Default time off for new employee

    Apabila dicentang maka kebijakan cuti tersebut akan otomatis di-assign kepada karyawan yang baru di-input. 

    Pengaturan ini dapat dipilih sebagai default ke semua karyawan atau dapat dibatasi melalui filter box dengan mencentang “Select Filter”.


    This policy has unlimited balance

    Klik untuk memilih tipe kebijakan cuti berikut:

    1. Anniversary
    2. Monthly
    3. Annually

    Expired
    1. Months:
      Penentuan masa berlaku cuti berdasarkan jumlah bulan tertentu.
      Contoh:
      Penentuan cuti akan expired setelah 3 bulan dari pemunculannya.
    2. Selected day & month:
      Penentuan masa berlaku cuti berdasarkan tanggal tertentu tanpa dipengaruhi tanggal bergabungnya karyawan.
      Contoh:
      Cuti akan expired pada setiap tanggal 31 Desember.
    3. Minimum expiry:
      Penentuan masa toleransi diberlakukannya tanggal expired bagi suatu kebijakan cuti, berdasarkan jumlah bulan yang ditetapkan sebelum tanggal expired.
      Contoh:
      Bila minimum expiry 3 bulan, maka saldo cuti yang muncul pada 3 bulan sebelum tanggal expired, baru akan expired di tahun berikutnya.
    4. Anniversary (monthly):
      Penetapan masa berlaku cuti berdasarkan tanggal bergabung karyawan di setiap bulan.
      Contoh:
      Karyawan bergabung di tanggal 12 Februari 2018, maka masa berakhir cuti adalah 12 Maret 2018, 12 April 2018, hingga seterusnya.
    5. No expiry date:
      Cuti tidak memiliki masa berakhir.

    6. Case Study

      Tipe cuti

      Tanggal expired  

      Minimum expiry


      : Anniversary: 31 Desember

      : 3 bulan


      Karyawan A (Join Feb 2016)Karyawan B (Join Nov 2016)
      Saldo cuti karyawan A akan muncul di 1 Feb 2017 dan expired di 31 Des 2017.Saldo cuti karyawan B akan muncul di 1 Nov 2017 dan expired di 31 Des 2018.


    Balance GeneratedPenentuan berapa banyak saldo berdasarkan Length of Service karyawan (monthly/yearly).



    Penjelasan masing-masing tipe cuti:

    Anniversary

    Hak cuti akan diperbaharui pada setiap tanggal bergabung karyawan tersebut. 

    Contoh:

    Karyawan masuk pada tanggal 2 Juni 2017, maka pembaharuan cuti akan terjadi pada 2 Juni 2018.

    Monthly

    Cuti akan diperbaharui setiap bulan pada tanggal yang telah ditentukan.

    NoKolomDeskripsi
    1.First EmergePengaturan untuk menentukan kapan pemunculan saldo cuti pertama kali.
    2.Employee who join before … day will be rounded to 1 month:

    Pembulatan masa kerja berdasarkan tanggal bergabung, menjadi satu bulan. Penentuan ini menjadi dasar perhitungan bulan untuk prorate hari cuti.

    Contoh:Bila employee who join before day 15 will be rounded to one month, maka:

    1. Karyawan yang bergabung dari tanggal 1-15, akan dihitung cutinya sejak bulan tersebut. 
    2. Sedangkan karyawan yang bergabung dari tanggal 16-seterusnya tidak akan mendapat saldo cuti bulan tersebut.

    3.Emerge day
    1. Anniversary:
      Pemunculan cuti berdasarkan tanggal bergabung karyawan di setiap bulan.
      Contoh:
      Karyawan join pada tanggal 21, maka penambahan saldo cuti bulanan akan terjadi setiap tanggal 21.
    2. Custom:
      Pemunculan cuti berdasarkan tanggal tertentu tanpa dipengaruhi tanggal bergabungnya karyawan.
      Contoh:
      Custom tanggal 1, maka tanggal berapapun karyawan join, akan selalu renew di setiap tanggal 1 pada setiap bulan.

    Annually

    Hak cuti akan diperbaharui pada setiap tanggal yang ditentukan. 

    Contoh:

    Karyawan masuk pada tanggal 1 Maret 2017 dan tanggal pembaharuan cuti 1 Januari, maka karyawan baru akan mendapatkan hak cutinya pada tanggal 1 Januari 2018 dengan jumlah hari prorate.


    NoTampilanDeskripsi
    1.Day…Month… (Renew Date)Tanggal yang ditentukan sebagai tanggal pembaharuan jumlah cuti.
    2.First emergePengaturan untuk menentukan kapan pemunculan saldo cuti pertama kali.
    3.Employee who join before … day will be rounded to 1 month:

    Pembulatan masa kerja berdasarkan tanggal bergabung, menjadi satu bulan. Penentuan ini menjadi dasar perhitungan bulan untuk prorate hari cuti.

    Contoh: Bila employee who join before day 15 will be rounded to one month, maka:

    1. Karyawan yang bergabung dari tanggal 1-15, akan dihitung cutinya sejak bulan tersebut. 
    2. Sedangkan karyawan yang bergabung dari tanggal 16-seterusnya tidak akan mendapat saldo cuti bulan tersebut.
    4.Rounding

    Pembulatan untuk saldo cuti yang muncul. Rounding digunakan

    apabila prorate penghitungan cuti memiliki hasil dengan pecahan desimal. 

    Contoh:

    1-4 = round down, 5-9 = round up. 

    Maka, apabila penghitungan cuti karyawan memiliki hasil (misal: 2.4) akan dibulatkan menjadi 2 hari cuti. Selanjutnya, apabila hasil penghitungan dalam pemunculan cuti karyawan memiliki hasil (misal: 2.6) akan dibulatkan menjadi 3 hari cuti.

    Contoh:
    Pengaturan
    Join date1 Februari 2017
    Renew date1 Januari
    Effective from join date-vv-
    Prorate on first emerge--vv
    Emerge after3 bulan
    Pengaturan
    Emerge on1 Mei 2017
    As of dateDaysDaysDaysDays
    1 Mei 20178a11b11c8d
    1 Januari 201811e11f12g12h
    1 Januari 201912i12j12k12l
    Penjelasan:

    a. Mei-Des 2017

    e. Feb-Des 2018

    i. Jan-Des 2019

    b. Feb-Des 2017

    f. Feb-Des 2018

    j. Jan-Des 2019

    c. Feb-Des 2017

    g. Jan-Des 2018

    k. Jan-Des 2019

    d. Mei-Des 2017

    h. Jan-Des 2018

    l. Jan-Des 2019


  5. Klik “Save & Add Policy”;
  6. Dengan demikian, kebijakan cuti Anda sudah terbentuk pada menu Time Off seperti berikut;
  7. Klik “Code” CT untuk melihat detail kebijakan cuti;
  8. Klik ikon untuk melihat detail balance cuti;
  9. Klik ikon untuk melihat balance by employee;
  10. Klik ikon untuk menghapus kebijakan cuti tersebut.

Demikian cara membuat kebijakan cuti yang baru.

View Setting


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola pengaturan kebijakan cuti.

Ikuti langkah berikut untuk mengelola pengaturan kebijakan cuti:

  1. Klik “View Setting” untuk melihat pengaturan kebijakan cuti yang bersangkutan;
  2. Maka tampilan View Setting akan terlihat seperti berikut. Anda dapat menggunakan kolom Showing atau Search untuk mempermudah pencarian kebijakan cuti tertentu;
  3. Centang atau hapus centang, serta isi field-field yang Anda perlukan untuk mengubah pengaturan kebijakan cuti;
    NoKolomDeskripsi
    1.Code

    Singkatan dari nama Time Off.

    Contoh : Cuti Tahunan (CT), Unpaid Leave (UL).

    2.NameNama time off
    3.DurationJumlah total hari cuti yang dapat digunakan karyawan.
    4.Include Day OffJika dicentang, maka cuti pada hari libur (dayoff) akan tetap memotong cuti karyawan.
    5.Allow Half DayJika dicentang, maka cuti bisa direquest untuk setengah hari (before break / after break).
    6.

    Set Schedule (Half Day)

    Jika dicentang, apabila request cuti setengah hari akan ada pilihan untuk mengisi schedule in atau schedule out.
    7.Set DefaultJika dicentang, maka akan otomatis terassign kepada karyawan yang baru diinput.
    8.Emerge at Join (Default Only)Jika dicentang,  maka karyawan yang baru diinput secara otomatis balance cutinya akan muncul.
    9.ShowJika dicentang, maka cuti tersebut akan muncul dipilihan request Time Off.
    10.Max Request

    Jumlah maksimal hari yang diambil saat sekali request. 

    Contoh : Jika karyawan memiliki 12 balance cuti tahunan tetapi “Max Request” diisi 3 maka karyawan tersebut hanya bisa melakukan request cuti maximal 3 hari dalam satu transaksi.

    11.Allow MinusJika dicentang, karyawan bisa melakukan hutang cuti.
    12.Minus Amount

    Jumlah hutang cuti yang bisa digunakan karyawan

    Contohnya : Jika “Minus Amount” diisi 5 maka karyawan bisa melakukan hutang cuti sebanya 5 hari.

    13.Carry Forward

    Jika dicentang, maka sisa cuti yang sudah expired bisa diperpanjang.

    Contoh : Karyawan memiliki sisa 3 cuti tahunan yang akan expired pada bulan Desember dan “Carry Forward” diceklist maka sisa cuti tersebut bisa diperpanjang.

    14.Carry Amount

    Jumlah sisa cuti yang bisa diperpanjang.

    Contoh : Karyawan yang memiliki 3 cuti tahunan yang akan di-expired pada bulan Desember dan jika “Carry Amount” diisi 2 maka sisa cuti yang bisa diperpanjang adalah 2 hari.

    15.Carry Expired (Month)

    Jumlah masa periode yang berlaku dari cuti yang di “Carry Forward”.

    Contoh : Jika karyawan memiliki sisa cuti yang akan expired pada bulan Desember dan “Carry Expired” diisi 3 maka sisa cuti tersebut bisa digunakan sampai 3 bulan setelah bulan expired.

    Notes
    Kolom Carry Expired (Month) tidak boleh diisi dengan angka 0.
    16.Time Off CompensationJika dicentang, maka sisa cuti bisa diuangkan pada saat karyawan resign.
    17.Attachment MandatoryJika dicentang, maka untuk pengajuan cuti wajib melampirkan dokumen.

    Notes
    Anda dapat memperbaharui pengaturan untuk setiap kebijakan cuti dengan mencentang atau menghapus centang, serta isi field-field yang diperlukan.
  4. Pada halaman ini, Anda juga dapat melihat kebijakan cuti berdasarkan peraturan pemerintah;
  5. Klik “Save” untuk menyimpan perubahan.

Demikian cara mengelola pengaturan kebijakan cuti.


Time Off Simulation


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara melakukan simulasi kebijakan cuti.

Ikuti langkah berikut untuk melakukan simulasi kebijakan cuti:

  1. Klik tombol “Time Off Simulation”;
  2. Pilih kebijakan cuti yang ingin disimulasikan;
  3. Pilih apakah simulasi ingin dilakukan berdasarkan nama karyawan tertentu (Employee) atau tanggal bergabung (Join Date);
    Notes
    1. Apabila memilih Employee, maka simulasi kebijakan cuti berdasarkan join date employee tersebut.
    2. Apabila memilih Join Date, maka simulasi kebijakan cuti berdasarkan join date dari yang ditentukan.
  4. Jika memilih berdasarkan Employee, maka pilih employee yang ingin disimulasikan;
  5. Jika memilih berdasarkan Join Date, maka pilih join date yang ingin di simulasikan;
  6. Pilih Current Date untuk mensimulasikan time off, lalu klik “Simulate”;
  7. Maka hasil dari Time Off Simulation akan terlihat seperti berikut.

Demikian cara melakukan simulasi kebijakan cuti.


Assign Time Off


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola penetapan kebijakan cuti bagi karyawan (assign).

Ikuti langkah berikut untuk mengelola penetapan kebijakan cuti bagi karyawan:

  1. Klik “Assign or Update”;
  2. Maka Anda akan di bawa ke halaman seperti berikut, klik “New”;
    Pada halaman Transaction Time Off Detail;
  3. Pilih jenis kebijakan cuti pada field Policy Name;
  4. Pada field Type, pilih “Assign”;
  5. Isi field Description dengan notes yang berhubungan dengan assign kebijakan cuti;
  6. Klik “Add” untuk memilih employee yang ingin di-assign kebijakan cuti;
  7. Pilih employee yang ingin di-assign, lalu klik “Save”;
  8. Setelah Anda berada pada halaman berikut, klik “Save”;
  9. Klik “Export” digunakan untuk mengunduh template dalam bentuk excel jika ingin meng-assign-kan kebijakan cuti secara massal;
  10. Maka tampilan dari hasil ekspor akan seperti berikut:
  11. Klik “Import” untuk melakukan impor data dari template yang sudah diunduh.
  12. Jika Time Off adalah time off defult yang sudah di setting diawal langsung tertempel pada karyawan baru, maka Anda tidak perlu melakukan assign time off, seperti diatas.

Demikian cara mengelola penetapan kebijakan cuti bagi karyawan.


Update Time Off


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengubah atau memperbaharui kebijakan dan saldo cuti karyawan.

Ikuti langkah berikut untuk mengubah atau memperbaharui kebijakan dan saldo cuti karyawan:

  1. Klik “Assign or Update”;
  2. Maka Anda akan di bawa ke halaman seperti berikut, klik “New”;Pada halaman transaction time off detail;
  3. Pilih jenis kebijakan cuti pada field Policy Name;
  4. Pada field Type, pilih “Update”;
  5. Isi field Description dengan notes yang berhubungan dengan saldo cuti yang akan di-update;
  6. Klik “Add” untuk memilih employee yang ingin di-update saldo cutinya;
  7. Isi Input Balance untuk menambah atau mengurangi cuti;
    Contoh: – jika ingin menambahkan saldo dari 10 ke 15, maka input balance = 5;– jika ingin mengurangkan saldo dari 15 ke 10 , maka input balance = -5.
  8. Pilih Start Date (tanggal awal berlakunya saldo cuti tersebut) dan End Date (tanggal akhir berlakunya saldo cuti tersebut);
  9. Pilih employee yang ingin di-update saldo cutinya, lalu klik “Save”;
  10. Jika semua transaksi sudah selesai, klik "Save";

Demikian cara mengubah atau memperbaharui kebijakan dan saldo cuti karyawan.


Expired Time Off


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara menghentikan pemberlakuan kebijakan cuti bagi karyawan.

Ikuti langkah berikut untuk menghentikan pemberlakuan kebijakan cuti:

  1. Klik “Assign or Update”;
  2. Maka Anda akan di bawa ke halaman seperti berikut, klik “New”;Pada halaman Transaction Time Off Detail;
  3. Pilih jenis kebijakan cuti pada field Policy Name;
  4. Pada field Type, pilih expired;
  5. Pilih Effective Expired Date (tanggal berakhirnya saldo cuti tersebut);
  6. Isi field Description dengan notes yang berhubungan dengan balance time off yang akan di-expired;
  7. Klik “Add” untuk memilih employee yang ingin di-expired balance time off-nya;
  8. Pilih employee yang ingin di-expired saldo cutinya, lalu klik “Save”;
  9. Jika semua transaksi sudah selesai, klik “Save”.

Demikian cara menghentikan pemberlakuan kebijakan cuti.


Delete Time Off


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara menghapus kebijakan cuti.

Ikuti langkah berikut untuk menghapus kebijakan cuti:

  1. Klik Assign or Update”;
  2. Maka Anda akan di bawa ke halaman seperti berikut;
  3. Klik “Edit” jika ingin melakukan perubahan maupun menghapus satu-satu kebijakan cuti yang telah di assign/ update;
  4. Klik “Delete” jika ingin menghapus kebijakan cuti yang telah di assign/ update secara massal;
  5. Klik “Delete” untuk menghapus update time off yang pernah dilakukan;
  6. Maka data update time off akan terhapus seperti gambar berikut
  7. Klik “Delete” untuk menghapus assign time off yang pernah dilakukan;
  8. Maka data assign time off akan terhapus seperti gambar berikut;
  9. Setelah menghapus assign dan update time off yang pernah dilakukan, maka kita dapat menghapus kebijakan cuti pada menu Time Off;
  10. Hasil dari kebijakan cuti yang telah kita hapus tidak muncul pada daftar time off.

Demikian cara menghapus kebijakan cuti.


View Balance


Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara melihat saldo cuti secara keseluruhan dan per masing-masing karyawan.

Ikuti langkah berikut untuk melihat saldo cuti:

  1. Klik pada simbol “View Balance Detail” berikut untuk melihat saldo cuti secara keseluruhan;
  2. Anda akan melihat tampilan berikut:
    No
    Kolom
    Deskripsi
    1.
    Status
    Anda dapat memilih saldo cuti yang ditampilkan untuk karyawan yang berstatus “Active” ataupun “Resign”.
    2.
    Select Branch
    Anda dapat memilih saldo cuti yang ditampilkan untuk karyawan dari cabang perusahaan tertentu.
    3.
    Export
    Anda dapat mengekspor keseluruhan daftar saldo cuti dalam bentuk excel.
    4.
    Back to Time Off
    Anda dapat kembali ke halaman sub-menu Time Off sebelumnya.
    5.
    Showing & Search
    Anda dapat menentukan jumlah baris yang ingin ditampilkan pada satu halaman cuti, ataupun melakukan pencarian kebijakan cuti berdasarkan kata kunci tertentu.
    6.
    Time Off Report
    Anda akan memperoleh informasi keseluruhan saldo cuti per masing-masing karyawan seperti yang ditunjukan pada tabel, beserta dengan tanggal mulai dan berakhir, saldo awal dan yang tersisa, hingga status kebijakan cuti bagi setiap karyawan.
  3. Klik pada simbol “View Balance By Employee” berikut untuk melihat saldo cuti secara keseluruhan;Berikut adalah tampilan yang akan muncul ketika Anda melakukan ekspor saldo cuti;
  4. Anda akan melihat tampilan berikut:
  5. Anda akan melihat tampilan berikut:
    NoKolomDeskripsi
    1.Status
    Anda dapat memilih saldo cuti yang ditampilkan untuk karyawan yang berstatus “Active” ataupun “Resign”.
    2.Select Branch
    Anda dapat memilih saldo cuti yang ditampilkan untuk karyawan dari cabang perusahaan tertentu.
    3.Export
    Anda dapat mengekspor keseluruhan daftar saldo cuti dalam bentuk excel.
    4.Back to Time Off
    Anda dapat kembali ke halaman sub-menu Time Off sebelumnya.
    5.Showing & Search
    Anda dapat menentukan jumlah baris yang ingin ditampilkan pada satu halaman cuti, ataupun melakukan pencarian kebijakan cuti berdasarkan kata kunci tertentu.
    6.Time Off by Employee
    Anda akan memperoleh informasi saldo cuti per masing-masing karyawan seperti yang ditunjukan pada tabel.

Demikian cara mengelola sub menu time off.



Was this article helpful?